I Contexte :
Circulaire B9 n° BCFF0919655C du 26 août 2009 relative à la gestion des ressources humaines dans la fonction publique en cas de pandémie grippale.
Le ministre du Budget, des Comptes publics, de la Réforme de l'État et de la Fonction publique a diffusé, le 26 août 2009, une circulaire détaillant les mesures à prendre et les règles s'appliquant dans les administrations et les collectivités locales en cas de pandémie de grippe A.
Le document réaffirme que l'élaboration d'un plan de continuité de l'activité (PCA) est « obligatoire pour les administrations de l'Etat et ses établissements publics et très fortement recommandé pour les collectivités territoriales », et que la démarche fait l'objet d'une consultation des instances de concertation (CTE et CHSCT).
Les plans de continuité doivent notamment désigner une personne responsable (et un remplaçant) pour coordonner le dispositif de gestion de crise, identifier la liste des postes indispensables au maintien de l'activité ou le service en sécurité, quel que soit le niveau d'absentéisme (postes et tâches indispensables, maintenance, télétravail), déterminer les différentes dispositions d'aménagement du temps de travail envisageables pour remédier aux éventuelles perturbations liées à l'absentéisme. Ils recensent, et prévoient les mesures d'hygiène et de sécurité concourant à la protection de la santé des agents : mise à disposition des masques, consignes de prévention et d’hygiène.
La circulaire est accompagnée d'une série de fiches pratiques énumérant les textes de référence s'appliquant en matière de gestion des ressources humaines en cas de crise pandémique. Il est ainsi rappelé que les agents ne peuvent exercer leur droit de retrait « que s'ils estiment raisonnablement être exposés à un danger grave et imminent pour leur vie ou leur santé ». Les dispositions permettant une organisation du temps de travail dérogatoire pour les personnels qui devront dépasser les limites normales du cycle de travail (heures supplémentaires, permanences, astreintes…) sont par ailleurs précisées.
La circulaire demande un plan de gestion des ressources humaines, en fonction des priorités de chaque administration ou établissement, afin d’assurer la continuité des services essentiels. L’objectif est de concilier un niveau d’activité le plus élevé possible tout en protégeant la santé des agents publics.
Le ministre du Budget, des Comptes publics, de la Réforme de l'État et de la Fonction publique a diffusé, le 26 août 2009, une circulaire détaillant les mesures à prendre et les règles s'appliquant dans les administrations et les collectivités locales en cas de pandémie de grippe A.
Le document réaffirme que l'élaboration d'un plan de continuité de l'activité (PCA) est « obligatoire pour les administrations de l'Etat et ses établissements publics et très fortement recommandé pour les collectivités territoriales », et que la démarche fait l'objet d'une consultation des instances de concertation (CTE et CHSCT).
Les plans de continuité doivent notamment désigner une personne responsable (et un remplaçant) pour coordonner le dispositif de gestion de crise, identifier la liste des postes indispensables au maintien de l'activité ou le service en sécurité, quel que soit le niveau d'absentéisme (postes et tâches indispensables, maintenance, télétravail), déterminer les différentes dispositions d'aménagement du temps de travail envisageables pour remédier aux éventuelles perturbations liées à l'absentéisme. Ils recensent, et prévoient les mesures d'hygiène et de sécurité concourant à la protection de la santé des agents : mise à disposition des masques, consignes de prévention et d’hygiène.
La circulaire est accompagnée d'une série de fiches pratiques énumérant les textes de référence s'appliquant en matière de gestion des ressources humaines en cas de crise pandémique. Il est ainsi rappelé que les agents ne peuvent exercer leur droit de retrait « que s'ils estiment raisonnablement être exposés à un danger grave et imminent pour leur vie ou leur santé ». Les dispositions permettant une organisation du temps de travail dérogatoire pour les personnels qui devront dépasser les limites normales du cycle de travail (heures supplémentaires, permanences, astreintes…) sont par ailleurs précisées.
La circulaire demande un plan de gestion des ressources humaines, en fonction des priorités de chaque administration ou établissement, afin d’assurer la continuité des services essentiels. L’objectif est de concilier un niveau d’activité le plus élevé possible tout en protégeant la santé des agents publics.
II Continuité de l’activité
Méthode et hypothèses
Au delà du contexte actuel de préparation à une pandémie grippale liée à une diffusion à forte contagiosité estimée par les autorités sanitaires, toute organisation doit prévoir d’assurer la continuité de son activité et anticiper un fonctionnement en mode dégradé. Élaboré pour faire face aux situations de crise de nature à perturber et interrompre l'activité de l'établissement, le PCA est un programme stratégique destiné à définir l'ensemble des procédures permettant d’assurer, en situation de crise majeure, la continuité des services ne pouvant être interrompus. Par définition, un plan de continuité ne peut être définitif. Il est mis à jour en fonction de l’évolution du contexte et les protocoles prévus sont adaptés en fonction des nécessités.
Une situation de crise ne doit pas conduire à la paralysie progressive de l’activité des services. C’est pourquoi, le PCA consiste à analyser les risques, leur impact, à déterminer leur seuil critique, puis après arbitrage, à concevoir et mettre en œuvre des solutions prévoyant à la fois le moyen d’assurer la continuité des activités et la protection des salariés. Il s’agit d’organiser le maintien de l’activité au niveau le plus élevé et le plus longtemps possible, jusqu’à la décision des autorités de maintenir si nécessaire les seules activités essentielles, tout en protégeant les travailleurs (notamment les situations de restriction de circulation ou de réunions publiques, les fermetures, etc.)
La préparation du PCA est placée sous la responsabilité du chef d’établissement. Dans le contexte actuel de préparation à une pandémie grippale, son élaboration s’est effectuée sur la base de plusieurs scénarios d’absentéisme :
- un taux moyen d’absentéisme de 25 % tout au long de la vague pandémique (8 à 12 semaines),
- un taux d’absentéisme de 40 % sur les 2 semaines de pointe de la vague pandémique.
Par ailleurs, un taux d'effectif absent de 50% en moyenne pendant 8 semaines est une situation qui peut-être rapprochée de celle des périodes de congés d'été (juillet, août). Si cette situation entraîne un ralentissement de certaines activités, elle est compatible avec l'exécution des missions principales. Au delà de 50% d'absents, des mesures de réduction d'activités et de hiérarchisation des priorités dans certains domaines sont envisagées, pouvant aller jusqu'à la suspension des activités n'entraînant pas de conséquences à court et moyen termes pour la sécurité des personnes.
L’objectif du plan est double :
1°) organiser la continuité de la prise en charge des publics reçus (activités devant être assurées en toutes circonstances) en identifiant dans ce contexte, les actions pouvant être différées, en lien avec nos mandants (DEF du CG34, DRPJJ, magistrats),
2°) déterminer les différentes hypothèses de fonctionnement des services malgré l’absentéisme.
Le plan de continuité de l’activité a fait l’objet de concertations avec l’ACMO (Agent chargé de la mise en œuvre des mesures de sécurité) et le CHSCT (17 et 28 septembre 2009). Il a par ailleurs donné lieu à la consultation du Comité Technique d’Etablissement (CTE du 08 octobre 2009). Son contexte et ses principes ont été présentés en réunion générale institutionnelle le mardi 15 septembre et à la commission pédagogique du 1er octobre. Après sa présentation au CA du 14 octobre, il est diffusé aux personnels au sein des services et commenté. Il est par ailleurs mis à disposition accessible en ligne à partir de la page activée par le lien Pandémie grippale sur le livret d’accueil de la maison d’enfants.
Le lien a été communiqué au GEPSO (groupement national d’établissements sociaux et médico-sociaux publics) dans le cadre de la mise en place d’une procédure d’échange et d’information entre adhérents concernant la grippe A en mutualisant les informations relatives aux protocoles Grippe A mis en place dans les établissements.
A. Les volets d’action
Désignation du responsable et délégations
Chef d’établissement, responsable de la coordination du plan :
Alphonse RATTENNI,
directeur
directeur
Suppléant :
Georges SICARD,
chef des services éducatifs,
avec délégation d’ordonnateur.
avec délégation d’ordonnateur.
B. Continuité des décisions
Dans le cadre des délégations (ordonnateur, comptable, engagement des dépenses, régie), l’équipe de direction assure la continuité des décisions. Ont reçu délégation les personnes suivantes :
Délégation d’ordonnateur :
Délégation d’ordonnateur :
Georges SICARD,
chef des services éducatifs,
Jean François SALTET,
attaché d’administration hospitalière.
chef des services éducatifs,
Jean François SALTET,
attaché d’administration hospitalière.
Sont chargées de la régie, les personnes suivantes :
Régisseur :
Françoise HUBIDOS,
adjoint des cadres,
régisseur suppléant,
Suppléant :
Jocelyne CHAMBON,régisseur suppléant,
C. Continuité technique
Dans le cadre des réseaux informatiques, la continuité est assurée, y compris si nécessaire à distance (paye, règlement des fournisseurs, trésorerie principale municipale, paierie départementale).
D. Masques et protections
Pour les missions indispensables au maintien de la continuité de l’activité et notamment pour l’intervention auprès de publics malades, le matériel de prévention et de protection est mis à disposition pour les agents.
Sont chargés de ce dossier, les cadres administratifs :
Sont chargés de ce dossier, les cadres administratifs :
Françoise HUBIDOS,
adjoint des cadres,
Jean François SALTET,
attaché d’administration hospitalière.
Masques : Un premier stock de masques de protection respiratoire a été mis à disposition dans les services, d’autres stocks sont commandés auprès des fournisseurs.
Solution hydro alcooliques : des distributeurs sont installés dans les services, et des dosettes individuelles sont remises aux agents.
Serviettes à usage unique : des distributeurs supplémentaires de papier essuie-tout sont en cours d’installation dans les services. De même, seront mises à disposition des lingettes désinfectantes.
Des dispositions ont été prises avec nos fournisseurs pour assurer la continuité des approvisionnements.
E. Consultation du CHSCT
Les trois élus du CHSCT réuni en séance de travail le 28 septembre ont effectué les mardi 29 et mercredi 30 septembre une visite dans chaque service pour y vérifier les dispositions prises et formuler les préconisations entrant dans le cadre de leur mandat.
F. Veille informative
Une veille informative est maintenue en direction des personnels à travers une communication interne par notes d’information (12 mai diffusion des informations issues du service départemental de santé, 02 septembre, diffusion des affiches INPES dans les services, puis actualisation des informations chaque début de semaine depuis septembre, note questions_réponses et synthèse informative issue des sites ministériels, infos par mail et alimentation du site en ligne
La sensibilisation des pensionnaires : instructions ont été données aux personnels de rappeler régulièrement les gestes-barrière aux jeunes et de s’assurer qu’ils soient bien compris, (note du 02 septembre) et maintien de l’affichage permanent. Des affiches rappellent ainsi les consignes d’hygiène permettant de limiter les risques de transmission de la grippe A. Information générale en réunion institutionnelle, le mardi 15 septembre 2009, en commission pédagogique, le 1er octobre.
G. Maladie diagnostiquée
Pensionnaires
Les hypothèses de confinement et de protection concernant les pensionnaires malades ainsi que les professionnels appelés à travailler à leurs côtés ont été étudiées en réunion de direction. Lors de l’apparition de la maladie sur un service, le malade doit être confiné, c'est-à-dire qu’il doit réduire tout contact avec l’extérieur et porter un masque, comme les personnels amenés à intervenir à ses côtés. En l’état actuel des instructions diffusées par les autorités nationales, nous n’avons pas connaissance des autres restrictions qui devront être applicables (ex. : circulation).
Personnels
L’agent malade informe son chef de service, consulte son médecin traitant. Si la maladie survient à l’établissement, il est autorisé à regagner son domicile. L’encadrement s’assure qu’il soit en capacité de le faire. La mutualisation des moyens entre les services (répartition et partage des personnels, répartition des publics reçus, redistributions diverses) y compris le recours à la mutualisation entre établissements sont les mesures préconisés par le ministère. L’organisation prévue dans l’établissement veille à conjuguer ressources disponibles et services essentiels à maintenir, ce qui naturellement sous-entend mutualisation des moyens, polyvalence des fonctions de pédagogie directe et solidarité entre services.
Partenaires
Une réunion en date du 22 septembre à l’initiative de la DEF 34 a précisé les mesures pouvant être prise entre les services départementaux et les magistrats de la jeunesse de façon à adapter les décisions à une situation exceptionnelle (mesures, accueils, séjours en famille, etc.)
H. Simulation de fonctionnement en mode dégradé
L’exemple récent et connu de nos mandants, de simulation grandeur réelle d’une situation exceptionnelle, a conduit à redistribuer temporairement en trois services d’hébergement, l’activité de quatre (du 26 mars 2009 au 31 août, comprenant les périodes de congés annuels). Par ailleurs, les réquisitions de personnels publics pour fonctionnement en service minimum en cas de grève peuvent également être lues comme simulation d’un fonctionnement en mode dégradé. Ces simulations connaissent une fréquence annuelle.
I. Cellule de suivi
- Le recensement des personnels malades est tenu à jour au service du personnel, en liaison avec les cadres socio-éducatifs,
- Le recensement des pensionnaires malades et l’information aux familles ainsi qu’à nos mandants sont tenus à jour à l’initiative des cadres socio-éducatifs assistés dans la mesure du possible du secrétariat du secteur éducatif,
- Le chef d’établissement consulte régulièrement les élus du CHSCT dans le cadre du suivi du fonctionnement en mode dégradé et de l’adaptation des décisions à l’évolution de la situation.
Une mise à jour des données administratives est effectuée annuellement par le service de paye au moyen d’une fiche réponse. Dans le cadre du PCA, une mise à jour spécifique est lancée.
Note en transmission aux personnels
En préparation du plan de continuité d'activité (PCA) de l’établissement préconisé par les pouvoirs publics dans le cadre du plan national de prévention et de lutte "pandémie grippale", nous souhaitons mettre à jour vos coordonnées personnelles afin de pouvoir vous joindre (téléphone fixe ou portable, email personnel) ainsi que les moyens de transport que vous utilisez pour vous rendre sur votre lieu de travail.
Nous vous recommandons de nous transmettre ces informations afin de pouvoir vous prévenir et organiser la continuité de notre activité, en cas de pandémie grippale avérée, conformément aux préconisations des pouvoirs publics.
Les destinataires de ces données sont exclusivement les personnes habilitées du service du personnel et les cadres. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous pouvez accéder à ces informations et les faire rectifier en m’adressant un courrier.
Nous vous recommandons de nous transmettre ces informations afin de pouvoir vous prévenir et organiser la continuité de notre activité, en cas de pandémie grippale avérée, conformément aux préconisations des pouvoirs publics.
Les destinataires de ces données sont exclusivement les personnes habilitées du service du personnel et les cadres. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous pouvez accéder à ces informations et les faire rectifier en m’adressant un courrier.
Validé en conseil d’administration, le mercredi 14 octobre 2009
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